Hochzeit planen: Zeitplan und Checkliste ab 18 Monaten

Eine Hochzeit plant Ihr am entspanntesten, wenn Ihr idealerweise 12 bis 18 Monate vorher beginnt. Zuerst legt Ihr Budgetrahmen, Gästezahl, Datum und Location fest, danach bucht Ihr die wichtigsten Dienstleister, dann folgen Einladungen, Outfits und Details. Die letzten Wochen gehören dem Ablaufplan. Die Zeitangaben in dieser Checkliste sind Faustregeln: Passt sie an Eure Hochzeit an.

18 bis 12 Monate vorher: die Grundlagen

In dieser Phase fallen die Entscheide, von denen alles andere abhängt.

• Gemeinsam klären: Wie soll sich der Tag anfühlen? Gross oder klein, elegant oder ländlich, ein Tag oder ein ganzes Wochenende?
• Budgetrahmen festlegen und überlegen, wer sich beteiligt.
• Eine erste Gästeliste erstellen, mindestens als ungefähre Zahl.
• Wunschzeitraum und Region festlegen.
• Locations besichtigen und buchen, das Datum steht danach meist fest.
• Entscheiden, ob Ihr eine Hochzeitsplanerin oder Tageskoordination beizieht.

Faustregel: Sobald die Location feststeht, beginnt Ihr mit den Dienstleistern, die an einem Datum nur einmal verfügbar sind.

12 bis 9 Monate vorher: die wichtigsten Dienstleister

• Fotografie und Video anfragen und buchen.
• Catering wählen, falls die Location keines vorgibt.
• DJ oder Live-Musik reservieren.
• Für eine freie Trauung eine Traurednerin oder einen Trauredner suchen. Was Ziviltrauung und freie Trauung unterscheidet, erklären wir im Beitrag Ziviltrauung und freie Trauung in der Schweiz.
• Save-the-Date verschicken, besonders bei Gästen aus dem Ausland oder in der Ferienzeit.
• Bei Bedarf eine Hochzeitswebsite einrichten, auf der Gäste alle Infos finden.

9 bis 6 Monate vorher: Gestaltung und Details

• Farbwelt und Dekorationskonzept festlegen.
• Floristik anfragen.
• Brautkleid und Anzug aussuchen, Anproben einplanen.
• Papeterie gestalten: Einladungen, später Menü- und Tischkarten.
• Unterkünfte für Gäste reservieren oder Zimmerkontingente anfragen.
• Flitterwochen planen, Reisedokumente prüfen.

6 bis 3 Monate vorher: Einladungen und Zivilstandsamt

• Einladungen verschicken, mit klarer Frist für die Antwort.
• Ringe aussuchen.
• Hochzeitstorte und Menü degustieren und festlegen.
• Transport für Euch und die Gäste organisieren.
• Beim Zivilstandsamt nachfragen, wie Termine vergeben werden und welche Dokumente Ihr braucht.

Zum Zivilstandsamt gilt eine feste Regel: Das Gesuch um das Vorbereitungsverfahren stellt Ihr beim Zivilstandsamt am Wohnort von einer oder einem von Euch (Art. 98 Abs. 1 ZGB). Nach der Mitteilung, dass das Verfahren abgeschlossen ist, kann die Trauung innerhalb von drei Monaten stattfinden (Art. 100 ZGB). Für die Trauung braucht Ihr zwei volljährige und urteilsfähige Trauzeuginnen oder Trauzeugen (Art. 102 Abs. 1 ZGB). Mehr dazu in unserem Beitrag zur Ziviltrauung und freien Trauung.

3 bis 1 Monat vorher: alles festmachen

• Antworten der Gäste nachfassen und die Gästezahl bestätigen.
• Sitzordnung erstellen.
• Ablaufplan für den Tag schreiben: Uhrzeiten, Orte, Ansprechpersonen, Telefonnummern.
• Liste der Gruppenfotos für die Fotografin vorbereiten.
• Musikwünsche und No-Gos an DJ oder Band geben.
• Reden, Spiele und Überraschungen mit den Trauzeugen abstimmen, damit nichts kollidiert.
• Letzte Anproben, Termin für Haare und Make-up festlegen.

Die letzte Woche

• Ablaufplan an alle Dienstleister und an die Trauzeugen schicken.
• Endgültige Gästezahl an Catering und Location melden.
• Wetterbericht verfolgen und den Plan B bestätigen.
• Notfalltasche packen: Pflaster, Nadel und Faden, Ladegerät, Schmerztabletten, Taschentücher.
• Ringe, Ausweise und Dokumente für die Trauung bereitlegen.
• Bezahlungen am Tag vorbereiten, falls Dienstleister vor Ort bezahlt werden.
• Und: Zeit für Euch einplanen.

Nach der Hochzeit

• Danksagungen verschicken.
• Den neuen Zivilstand und einen allfälligen Namenswechsel melden, laut ch.ch unter anderem der Gemeinde, der Steuerverwaltung, dem Arbeitgeber, der Bank, der Post und den Versicherungen.
• Bei einem Namenswechsel Identitätskarte, Pass und Führerausweis anpassen lassen (ch.ch).

Aufgaben verteilen

Eine Checkliste wird leichter, wenn klar ist, wer was übernimmt. Teilt die Punkte zwischen Euch beiden auf und schreibt zu jedem Punkt einen Namen und ein Datum. Familie, Trauzeugen und Freunde helfen oft gern, wenn sie eine klar umrissene Aufgabe bekommen, etwa die Gästeliste nachzufassen oder die Dekoration am Vortag aufzubauen. Trefft Euch regelmässig für einen kurzen Stand, zum Beispiel einmal im Monat und in den letzten Wochen häufiger. So bleibt die Planung ein gemeinsames Projekt und nicht die Aufgabe einer einzelnen Person.

Wenn es schneller gehen muss

Auch mit weniger Vorlauf ist eine schöne Hochzeit möglich. Dann hilft es, flexibel zu sein: ein Freitag statt eines Samstags, eine Location mit Hauscatering, die viele Leistungen aus einer Hand bietet, oder eine kleinere Gästeliste. Arbeitet die Liste oben in der gleichen Reihenfolge ab, nur in kürzeren Abständen.

So unterstützen wir Euch

Wir erstellen Euren Zeitplan, behalten Fristen und Dienstleister im Blick und übernehmen auf Wunsch die ganze Planung oder nur einzelne Bereiche, in der ganzen Schweiz. Mehr dazu unter Teilplanung und Full-Service-Planung. Erstgespräch anfragen